Автоматизация работы прорабов на строительных участках

Несмотря на стремительное развитие строительной отрасли, уровень автоматизации строительных компаний по-прежнему остаётся очень низким и неполным. Автоматизируются, как правило, в первую очередь бухгалтерии строительных организаций и сметная деятельность компаний. Но любая строительная компания нуждается в автоматизации гораздо большего количества участков деятельности – в первую очередь непосредственно производственной деятельности, которую можно охарактеризовать несколькими направлениями:

 

  •  Снабжение материалами объектов строительства, контроль своевременности поставки, контроль запасов материалов на участках.
  •  Управление СМР. Контроль выполнения работ по проекту. Планирование СМР. Выдача нарядов-заданий рабочим или субподрядчикам. Подача форм КС-2, КС-3 и М-29.
  •  Обеспечение участка необходимой техникой и автотранспортом. Контроль дисциплины рабочих на участках с помощью ведения электронных табелей, по данным которых автоматически рассчитывается заработная плата рабочих.

 

Для данных процессов в строительной организации очень эффективна автоматизация. При этом непременно необходима тесная интеграция процессов между собой. Эффективная автоматизация работы прорабов возможна только в комплексе с автоматизацией работы сотрудников ПТО, снабженцев, бухгалтерии. Также возможно интегрировать работу прорабов с работой сметчиков, сотрудников транспортного цеха и отдела кадров. Это возможно при использовании такой ERP-системы как 1С: УСО.

Что это дает для компании?

 

  •  Контроль и планирование расходов на материалы, заработную плату рабочих и оплату субподрядчикам
  •  Эффективное планирование СМР, которое позволит избегать простоев на участках, а также в установленные сроки заканчивать работу по проекту
  •  Эффективная система снабжения материалами, уменьшение недопоставок материалов и простоев из-за отсутствия необходимых материалов
  •  Прорабы могут работать непосредственно на участках, не отвлекаясь на работу с документами в офисе
  •  Быстрый документооборот внутри компании, отсутствие потери документов со строительных участков
  •  Повышение дисциплины и мотивации производственных рабочих, т.к. прораб сможет планировать загрузку и заработную плату рабочих.

 

 

Надо отметить, что для каждой отдельного бизнес-процесса в работе прораба существуют различные варианты решения и автоматизации.
Хочется подробнее осветить каждый из этих бизнес-процессов и применяемые на практике варианты автоматизации, а также плюсы автоматизации каждого процесса.

 

 

Процессы, выполняемые прорабами с помощью 1С: УСО

1. Календарное планирование строительных работ

План работ на месяц формируется прорабом в 1С: УСО с помощью специального документа «План производства строительных работ (Катран)», предназначенного для планирования выполнения объемов работ на месяц.

План строительных работ составляется прорабами путем подбора работ из ранее составленного сотрудниками ПТО сценария работ по объекту строительства. В сценарий работ сотрудники ПТО вносят информацию о работах, объемах, трудоемкости, материалах необходимых для выполнения работ, а также расценках на работы. При составлении сценария сотрудники ПТО основываются на данных сметы и проекта.

Прорабы лишь используют (просматривают и подбирают работы для включения их в план) уже готовый сценарий, не внося самостоятельно никаких изменений в сценарий.

Ежемесячное планирование строительных работ позволяет анализировать динамику выполнения строительных работ (план-фактный анализ), предварительно оценивать затраты на ФОТ и материалы.

Составленный прорабом план работ передается на утверждение руководителю в электронном или же в распечатанном виде.

План работ в 1С: УСО выглядит примерно следующим образом:

 

 

Печатная форма плана строительных работ может выглядеть следующим образом:

 

 

Также из документа «План производства строительных работ» прораб может распечатать список всех необходимых для выполнения запланированных работ материалов. Список материалов выглядит примерно следующим образом:

Что дает составление плана строительных работ в УСО для прораба?

 

  •  Позволяет планировать сдельную заработную плату рабочих еще до выполнения работ.
  •  Позволяет корректно регулировать загрузку рабочих, добиваясь оптимального сочетания трудоемкости и оплаты.
  •  В автоматическом режиме формировать заказ на строительные материалы для всех работ, запланированных на месяц.
  •  Производить закупку материалов в соответствии с проектом.
  •  Позволяется сократить простои на участке из-за отсутствия или недопоставки материалов.
  •  Анализировать динамику выполнения строительных работ: своевременно ли выполняется план, по какие работы выполняются в срок, а какие с отставанием.

 

2. Выдача нарядов-заданий для рабочих

В течение месяца основным инструментов учета выполнения СМР для прораба является документ «Наряд на работы». Когда выдается задание рабочим на выполнение определенного объема работ, прораб в 1С: УСО формирует специальный документ «Наряд на работы (Катран)»

Документ «Наряд на работы (Катран)» предназначен с одной стороны для выдачи заданий бригаде или субподрядчику с указанием объемов и сроков выполнения работ, с другой стороны для отражения результатов фактической работы бригады или субподрядчика.

Наряд на работы прораб составляет путем подбора работ из ранее составленного плана, также в наряд можно включать незапланированные работы, выбирая их не из плана, а из всего сценария работ по объекту.

Наряд на работы прораб может формировать как для бригады в целом, так и указывая персональный состав рабочих, которым выдано задание. Наряды создаются за произвольный период времени : день, несколько дней, неделя и т.д. – как это будет удобно прорабу. Наряд на работы в 1С: УСО может выглядеть следующим образом.

 

Отражать факт выполнения работ по заданию можно с помощью отметки о выполнении работ.

Работы, отмеченные как выполненные в нарядах как выполненные, являются основанием для начисления заработной платы работникам бригады. Также на основании нарядов на работу автоматически заполняется документ по форме КС-2.

Также, наряд на работу можно распечатывать и выдавать бригадиру или рабочим. В распечатанном наряде просмотреть объем работ по заданию, стоимость выполнения работ, а также состав исполнителей.

 

Что дает составление нарядов-заданий в УСО для прораба?

 

  •  Позволяет планировать и распределять нагрузку и заработную плату на рабочих
  •  Возможно, прорабы и ранее делали наряды-задания для своих рабочих, но на бумажных носителях или просто формулировали задачи в устной форме. Бумажный источник может быть утерян, и к тому же прорабу проблематично оценить стоимость работ по наряду. В УСО стоимость работ рассчитывается автоматически, по данным расценок, внесенных сотрудниками ПТО в сценарий работ по проекту. Выдавая рабочим наряды-задания, где отражается не только состав работ, но и их стоимость, можно усилить материальную заинтересованность и поднять производительность.
  •  Формирование нарядов-заданий в УСО облегчит составление формы КС-2.
  •  Составление нарядов позволит прорабу контролировать, какой именно рабочий или бригада выполняли ту или иную работу. В случае некачественного выполнения работ можно будет легко отследить исполнителя и принять соответствующие меры.

 

3. Заказ строительных материалов, инструмента и спецодежды на участок

Заказ строительных материалов прораб осуществляет в УСО с помощью документа «Внутренний заказ». Документ «Внутренний заказ» предназначен для ежемесячного или еженедельного планирования поставки материалов на объект строительства и являются заявкой на доставку материалов на участок.

С помощью внутреннего заказа прораб может заказать строительные материалы, инструменты или спецодежду, выбирая соответствующий вид закупки. Автоматически документ будет направлен к ответственному за закупку материалов, спецодежды или инструмента.

 

Вместе с планом строительных работ прорабы подают в отдел снабжения заявку на закупку материалов, необходимых для выполнения работ. Заявку можно автоматически заполнять материалами, указанными сотрудниками ПТО в сценарии (по плану строительных работ) – смотри раздел «1. Календарное планирование строительных работ».

Также прорабы смогут пользоваться отчетом «Анализ недовозов», в котором можно увидеть не отработанные отделом снабжения заказы. В отчете можно увидеть количество материала, заказанное прорабом (кол-во потребности), сколько снабженцы заказали этого материала у поставщика, и сколько было привезено на участок. Также можно увидеть дату подачи заказа, дату планового и фактического поступления, срок работы по заказу. Этот отчет позволит проанализировать причину нехватки материалов на участке: прораб поздно заказал материал или заказал не тот материал, снабжение слишком медленно отрабатывает заказы или поставщик по каким-либо причинам задерживает поставку. Таким образом, формирование заказов в УСО позволит выявить причины сбоев в поставке и максимально оптимизировать работу снабжения.

 

Что дает составление заказов на материалы в УСО для прораба?

 

  • Заказы на материалы на бумажных носителях могли быть утеряны, с заказами в УСО такого произойти не может.
  • Прораб может контролировать процесс работы с его заказом: когда сотрудники снабжения начали работу с заказом, были ли уже заказаны у поставщика необходимые ему материалы и т.д.
  • Благодаря единому справочнику номенклатуры не будет возникать путаницы с заказанными позициями. Также есть возможность контролировать, что снабжение поставило на участок именно те материалы, что были заказаны.
  • Есть возможность заказывать материалы строго в соответствии проектом (сценарием).
  • Есть возможность контролировать недопоставки материалов и их сроки с помощью специального отчета «Анализ недовозов».

 

4. Составление формы КС-2

Ежемесячно прорабы составляют форму КС-2 в 1C: УСО с помощью документа «Выполнения работ календарного плана (КС-2) (Катран)».

Документ «Выполнения работ календарного плана (КС-2)» предназначен для подтверждения прорабами объемов работ, выполненных своими бригадами и субподрядчиками, и, является основанием для списания материалов под выполненные работы, согласно указанным нормам, и начисления заработной платы сотрудникам. Документ заполняется согласно выполненным нарядам.

Документ автоматически заполняется по нарядам на работы, сформированные прорабом, в КС-2 попадают только работы с отметкой «Выполнено».

Затем форма КС-2 сформированная в УСО передается на согласование куратору объекта строительства и ответственному сметчику. Приемка фактических объемов работ и согласование формы КС-2 может выглядеть следующим образом. Этапы проверки и согласования формы КС-2 могут различными в зависимости от структуры и потребностей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма КС-2 в 1С: УСО может выглядеть примерно следующим образом:

 

 

При необходимости прораб распечатывает из документа форму КС-2

 

 

 
   

Есть несколько модификаций формы КС-2: с нормой трудозатрат, с нормой расхода материалов и многое другие. Например, форма с нормой расхода материалов выглядит следующим образом.

Что дает составление формы КС-2 в УСО для прораба?

 

  •  Форма КС-2 заполняется автоматически по данным нарядов на работы.
  •  При составлении КС-2 прорабам не придется изучать смету или проектную документацию.
  •  С помощью различных печатных форм легко просматривать нормы трудозатрат, норма расхода материалов и другую информацию.
  •  Удобнее формировать форму КС-2 на следующий месяц, так как легко и удобно можно просмотреть работы, принятые в прошлом месяце, еще не принятые работы и многое другое.

 

5. Составление формы М-29 (списание материалов)

После приемки объемов, заявленных в форме КС-2, прораб формирует документ «Требование-накладная (М29)» и указывает в нем фактически использованные материалы для списания. Документ «Требование-накладная» предназначен для списания материалов с подотчета прораба.

Требование-накладная автоматически заполняется работами из принятой КС-2, а также материалами, необходимыми для выполнения работ, указанными сотрудниками ПТО при составлении сценария.

Табличная часть документа делится на два блока: плановые данные, внесенные в сценарий сотрудниками ПТО и фактически списываемые материалы. Также в колонке «Текущий остаток» прораб может просматривать и контролировать остаток списываемых материалов.

Форма М-29 в УСО выглядит следующим образом:

 

Также можно распечатать форму М-29, в которой будут выделены материалы, по которым был пересорт, а также в отдельной колонке просмотреть экономию и перерасход по каждому материалу.

 

 

 

 

 

Что дает составление формы М-29 в УСО для прораба?

 

  •  Форма М-29 автоматически заполняется работами и запланированными по проекту материалами с нормами расхода. Это дает возможность сравнивать и анализировать плановые данные по расходу материалов и фактический расход.
  •  Нормы расхода рассчитываются автоматически, в зависимости от принятых объемов.
  •  Замены материалов, пересорты, списание неучтенных материалов – все это можно делать в одном документе, не составляя дополнительных актов на пересорт и прочих документов, достаточно пояснить обоснованность замены материалов в поле для комментариев.
  •  Легко отслеживать остатки списываемых материалов, что очень удобно, ведь прораб не может списывать материал, которого нет в его подотчете.
  •  Прораб может контролировать весь свой подотчет с помощью отчета «Товары на складах (Катран)» в любой момент можно видеть актуальные остатки, не обращаясь в бухгалтерию.

 

6. Расчет заработной платы рабочих

После приемки работ, заявленных в форме КС-2, прорабу необходимо рассчитать зарплату рабочим. Заработная плата начисляется только за принятые работы.

Для расчета заработной платы прораб использует документ «Рапорт по зарплате».

Сдельная заработная плата рабочим начисляется в зависимости от объемов выполнения календарного плана строительства. Сумма к распределению вычисляется следующим образом: на каждую выполненную работу существует определенная расценка, которая умножается на выполненный и принятый в текущем месяце объем работ.

 

Также документ позволяет на отдельной закладке указать выплаты в виде окладов, премии и др. выплаты по не сдельной форме.

Также документ позволяет использовать резервы по зарплате: удерживать зарплату за некачественно выполнение в резерв или выплачивать из резерва если в этом выполнялись работы с низкими расценками или было много непринятых работ.

Что дает расчет зарплаты в УСО для прораба?

 

  •  Сдельная зарплата рассчитывается автоматически, по выполненным работ и отработанным по табелю часам. Остается только выставить КТУ, откорректировав тем самым распределение зарплаты между рабочими.
  •  Возможность оперативно работать с резервами по зарплате, просматривать резервы для каждой бригад можно с помощью отчета «Резервы по бригадам (Катран)»
  •  Есть возможность при расчете зарплаты просматривать работы из нарядов, выполненных рабочими, т.е. контролировать за какие именно работы будет выплата – это позволяется удерживать зарплату только некачественно выполнение определенных работ, а также отслеживать приемку работ – все ли выполненные работы были приняты и будут оплачены рабочим.
  •  С помощью отчета «Зарплата исполнителей (Катран)» можно быстро и в любое время просматривать зарплату рабочих за любые периоды. Не обращаясь при этом в бухгалтерию.

 

7. Заказ транспорта и строительной техники на участок

Для планирование работы автотранспорта на предприятии происходит следующим образом: непосредственно в 1С: УСО прорабом вводится документ «Заявка на использование машины (механизма)». Заявка формируется минимум за день, для того чтобы диспетчер успел отработать заявку и назначить технику. Заявки на редкие и дефицитные типы техники должны оформляться за несколько дней.

 

 

Что дает заказ транспорта и техники в УСО для прораба?

 

  •  Ваша заявка не может быть потеряна или забыта.
  •  С помощью системы статусов прораб всегда может контролировать процесс обработки своей заявки
  •  После того как заявка обработана диспетчером, прораб может просмотреть какой именно автомобиль или организация будет выполнять его заявку.
  •  Есть возможность просматривать и анализировать заявки за прошедший период времени: какая техника наиболее востребована на участке, как часто приходится заказывать технику и как долго выполняются заявки.

 

8. Оприходование материалов

Прорабы могут самостоятельно учитывать в 1С: УСО поступление строительных материалов на участок. Учитывать поступления прорабы могут как в информационных целях (замена бумажных амбарных книг прорабов), так и формируя «Приходные ордера на товары» на основании которых бухгалтера вносят документы «Поступление товаров и услуг».

Документ «Приход материалов» в УСО для прорабов может иметь следующий вид:

 

В документе также отражаются «Внутренние заказы», в которых прораб заказывал оприходованные материалы. С помощью специального отчета «Амбарная книга (Катран)» прорабы могут просматривать оприходованные товары и сравнить с заказами.

Что дает прорабу оприходование материалов в УСО?

 

  •  Не будет необходимости вести амбарную книгу в бумажном варианте
  •  Программа не позволит прорабу оприходовать одни и те же материалы несколько раз (ведется контроль по номерам документов, с которыми поступили материалы)
  •  У прораба появится возможность контролировать свой подотчет, т.к. прораб оприходует материалы самостоятельно, в подотчете не появится ничего «лишнего» (не заказанного и не привезенного на участок на самом деле)
  •  Прораб всегда сможет увидеть с помощью отчетов УСО точные оперативные остатки, не дожидаясь при этом когда документы придут в бухгалтерию.

 

 

9. Передача строительных материалов и инструмента между прорабами

Прорабы могут отражать в УСО перемещение между строительными участками материалов, инструментов, строительных вагончиков и других ТМЦ. Для этого предназначены документы «Перемещение товаров», «Перемещение материалов в эксплуатации» и «Перемещение ОС». Своевременное составление этих документов обеспечивает контроль оперативных остатков, как самим прорабом, так и руководством и бухгалтерами. Также с помощью выше перечисленных документов можно отражать передачу материалов субподрядчикам.

 

При необходимости из документа можно распечатать форму М11.

 

Что дает прорабу перемещение материалов и инструмента в УСО?

 

  •  Не будет необходимости вести амбарную книгу в бумажном варианте, где фиксируются факты передачи материалов и инструментов.
  •  Документы для передачи ТМЦ можно распечатывать автоматически
  •  Документы на перемещение ТМЦ теперь невозможно будет потерять, т.к. они будут храниться в единой информационной базе
  •  Своевременно сформированные документы на перемещение ТМЦ обеспечат точные оперативные остатки, прораб всегда сможет контролировать свой подотчет.
  •  Позволит избежать некорректных, «зависших» остатков, которые фактически уже давно были переданы на другое ответственное лицо.

 

10.Ведение табеля для рабочих

Прорабы ежедневно отмечают явки рабочих на строительный участок. Для этого предназначен документ «Табель учета рабочего времени (упр.)», необходимый для повседневной отметки посещаемости сотрудников. На основании табеля автоматически рассчитывается зарплата производственным рабочим (см. п.6 Расчет заработной платы рабочих). На основе документа «Табель учета рабочего времени» в 1С: УСО автоматически формируется отчет «Табель учета рабочего времени (Катран)», предназначенный для ежедневного контроля посещаемости строительных участков руководством и отделом кадров.

Табель учета рабочего времени заполняется прорабом ежедневно в течение месяца. По окончанию месяца табель проверяется и утверждается ответственным инспектором по кадрам.

 

Табель можно редактировать только за текущий и прошедший день, причем явку сотрудника можно отметить только до определенного времени (например, до 11 утра текущего дня).

Что дает прорабу ведение табеля на рабочих в УСО?

 

  •  Нет необходимости привозить табель в бумажном виде в отдел кадров
  •  Повышение дисциплины рабочих, т.е. если рабочий не явился на участок ко времени, до которого разрешено отмечать явки сотрудников – для примера это 11 часов) явка его не будет отмечена, что может соответствующим образом повлиять на зарплату.

 

Методические рекомендации по внедрению 1С: УСО на местах у прорабов

 

Во внедрение учетной системы у прорабов есть несколько особенностей:

 

  •  Обучение, проводимое квалифицированными специалистами. Занятий должно быть много, как групповых, так и индивидуальных консультаций по специфическим вопросам. В процессе обучения объясняются как теоретические аспекты построения учетной системы на предприятии, так и даются практические навыки работы в 1С: УСО, а также разработчиками учитываются пожелания пользователей и нюансы, вызывающие сложности в работе.
  •  Все процессы, выполняемые прорабами в УСО, должны быть очень подробно описаны в инструкциях. Это позволит облегчить обучение пользователей и поможет в работе новым сотрудникам организации
  •  Кроме прорабов 1С: УСО также должно внедряться на местах у инженеров ПТО, сотрудников отдела снабжения, бухгалтерия также должна работать в УСО. Желательно также внедрение для сметчиков, сотрудников транспортного цеха и отдела кадров. Все эти мероприятия позволят правильно выстроить взаимодействие между подразделениями компании, добиться быстрого внутреннего документооборота
  •  При разработке подсистем УСО, в которых будут работать прорабы, уделяется большое внимание простоте и удобству в работе с документами и справочниками, с учетом неопытности пользователей.
  •  Проведенная в начале внедрения инвентаризация на строительных участках позволит внести в учетную систему корректные остатки ТМЦ, что сделает эффективнее внедрение блока по учету ТМЦ и заказам строительных материалов и инструмента.
  •  Стабильный доступ к интернету на строительных участках. У прорабов всегда должна быть возможность подключиться к учетной системе удаленно, находясь на объекте строительства.